Assistant de Direction au Secrétariat Commun Sg Sga Pedec H/F - 67

RIFSEEP : 1

Code emploi type : ADM005A
Code RIME : FP2ADM04
Code RMFP : ERDIR022

Vos activités principales :

L'activité est mutualisée avec celle de l'autre assistante de direction au secrétariat général et suppose aussi de travailler en équipe avec l'assistant de la préfète délégué (remplacements possibles: congés, etc.).
Au sein du secrétariat commun, l'assistant de direction :
- aide à l'organisation du travail de direction
- traite les contacts des responsables : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- planifie, organise et assure le suivi des réunions
- réceptionne les parapheurs et leur suivi
- traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées
- veille à la bonne réception dans les délais impartis des dossiers pour le secrétaire général / secrétaire général adjoint
- assure l'accueil physique et téléphonique
- gère les messageries fonctionnelles de la préfète déléguée pour l'égalité des chances, de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint
- prend en charge des aspects logistiques de la fonction de direction (réservation de billets de trains par exemple ce qui suppose de se former au logiciel chorus)
- gère et commande les fournitures de bureau LYRECO, ainsi que le mobilier pour la direction
- courrier départ et arrivée de la direction sous la forme de parapheurs principalement.

Activités du service :

La préfète déléguée pour l'égalité des chances anime et coordonne les dispositifs de l'État dans les domaines de l'emploi, de l'éducation, du logement, de la rénovation urbaine, de la citoyenneté.
La secrétaire générale et le secrétaire général adjoint dirigent les services administratifs de la préfecture et assure la coordination et l'animation des services départementaux de l'État.

Composition et effectifs du service :
Le secrétariat commun est composé de 2 secrétaires. Il exerce son activité pour le compte des autorités préfectorales.
Sa composition et son organisation est susceptible d'évoluer.

Liaisons hiérarchiques :
La préfète déléguée pour l'égalité des chances,
La secrétaire générale
Le secrétaire général adjoint

Liaisons fonctionnelles :
Directeurs de la préfecture, assistants du corps préfectoral et des DDI et partenaires extérieurs.