Agent d'Accueil et de Gestion Administrative et Technique - Mairie de Mutzig H/F - 67

Sous l'autorité de la Direction générale des services et du Directeur des services techniques, l'assistant administratif assure des missions d'accueil et d'assistance administrative et technique. L'assistant administratif représente la collectivité et en est la première image des administrés.

Dans ce cadre, le temps de travail hebdomadaire sera partagé entre le service « Accueil » de la Mairie et le secrétariat du service technique.

Accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion des demandes de premier niveau et relayer les sollicitations spécifiques aux interlocuteurs compétents
- Prise et retransmission de messages téléphoniques et des e-mails.

Missions administratives en Mairie
- Gestion administrative et participation au fonctionnement de la structure
- Exécution et suivi des procédure et décisions administratives
- Mise à jour du listing des associations de la commune
- Renseignements des usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique,
- Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers ou retrait de CNI/passeport : préparer les dossiers pour les RDV du jour, instruction et suivi des dossiers de CNI passeports, contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis), assurer l'impression des récépissés, la numérisation des signatures des demandes et des empreintes,
- Procéder aux enregistrements des demandes de création et de renouvellement sur la plateforme de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés
- Transmission et échanges avec le Centre d'Expertise et de Ressource Titres (CERT) et l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS)
- Délivrance des CNI et passeports et gestion des destructions

Missions administratives et techniques aux Ateliers
- Accueil téléphonique, orientation du public et des entreprises et prise de messages
- Soutien administratif au Directeur des services techniques
- Gestion administrative et participation au fonctionnement de la structure
- Suivi des consommations de gaz et d'électricité
- Saisie et engagement des bons de commande pour le Directeur des services techniques en lien avec le service comptabilité

Participation aux diverses tâches administratives des services concernés
- Remplacement de l'agent d'accueil de la Mairie pour assurer la continuité du service en cas d'absence de ce dernier,
- Assurer l'affichage des informations utiles aux usagers
- Classement et archivage de documents
- Echanges avec les différents partenaires du service : élus, agents, fournisseurs, publics, etc.
- Faire respecter et appliquer les consignes de sécurité liées aux équipements