Assistante Administrative - Communaute de Communes du Pays de Bitche H/F - 67

? Accueil physique et téléphonique
? Organisation et planification des réunions et divers évènements
? Organisation de l'agenda du Président et du D.G.S
? Secrétariat de Direction

A. Accueil physique et téléphonique
? Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
? Adapter son discours
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

B. Organisation et planification des réunions et divers évènements
? Rédiger les ordres du jour et les invitations en concertation avec le Président et/ou le D.G.S
? Préparer des fonds de dossiers
? Transmettre des documents en respectant les procédures, délais et règles de confidentialité
? Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
? Assurer l'organisation logistique des réunions et manifestations en lien avec les services

C. Organisation de l'agenda du Président et du D.G.S
? Prendre des rendez-vous en fonction des priorités
? Rappeler des informations importantes, transmettre des messages
? Organiser les différents déplacements

D. Secrétariat
? Réaliser la saisie de documents (courriers, notes...)
? Organiser le classement en respectant les règles d'archivage
? Assurer l'approvisionnement du stock de fournitures de bureau

E. Missions administratives autres
? Enregistrer les courriers « entrants »
? Gérer les courriers « sortants »
? Récupérer et déposer quotidiennement le courrier à la Poste